Politique de confidentialité
La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les personnes concernées sur la manière dont leurs données à caractère personnel sont collectées et traitées dans le cadre de l'activité du Scriptorium Numérique et de l'utilisation de son site internet.
Le Scriptorium Numérique accorde une importance particulière à la protection des données personnelles et s'engage à traiter celles-ci conformément à la réglementation applicable, notamment au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données à caractère personnel est Jérémie VIOT, entrepreneur individuel (EI) exerçant son activité sous le nom commercial le Scriptorium Numérique (contact : contact@le-scriptorium-numerique.fr).
2. Données personnelles susceptibles d'êtres collectées
Selon la nature des échanges et des prestations, le Scriptorium Numérique peut être amené à traiter les catégories de données suivantes :
- données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse postale ;
- informations relatives à la demande ou au projet du client ou du prospect ;
- contenus des messages et échanges avec le Scriptorium Numérique ;
- informations nécessaires à l'établissement des devis, factures et au suivi de la relation commerciale ;
- documents, textes, images ou autres fichiers transmis par le Client dans le cadre d'une prestation ;
- données techniques nécessaires au fonctionnement du site internet, telles que certaines données de connexion et informations relatives à la session.
Le Scriptorium Numérique ne demande pas, dans le cadre habituel de son activité, de données personnelles dites « sensibles » au sens du RGPD. Les personnes sont invitées à ne pas transmettre de telles données lorsqu'elles ne sont pas nécessaires à leur demande.
Le Scriptorium Numérique ne collecte que les données nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
3. Données collectées lors d'une prise de contact
Vous pouvez contacter le Scriptorium Numérique au moyen du formulaire de contact disponible sur le site ou directement par courrier électronique à l'adresse professionnelle indiquée dans le pied de page.
3.1 Formulaire de contact
Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, les données suivantes peuvent être collectées :
- votre nom ;
- votre adresse e-mail ;
- votre numéro de téléphone, lorsque vous choisissez de le renseigner ;
- l'objet et le contenu de votre demande ;
- les prestations auxquelles votre demande se rapporte ;
- le cas échéant, le nom de l'entreprise ou de l'association que vous représentez ;
- tout document PDF que vous choisissez de joindre à votre demande.
Les informations obligatoires sont signalées comme telles dans le formulaire. Elles sont nécessaires au traitement de votre demande. Les informations facultatives permettent de mieux comprendre votre projet et d'adapter la réponse qui vous est apportée.
Les données transmises au moyen du formulaire sont envoyées au courrier électronique professionnel du Scriptorium Numérique afin de permettre le traitement de votre demande et la poursuite des échanges nécessaires.
Le document éventuellement joint au formulaire est utilisé dans le cadre du traitement de la demande pour laquelle il a été transmis.
3.2 Contact direct par courrier électronique
Lorsque vous contactez directement le Scriptorium Numérique par courrier électronique, les données personnelles contenues dans votre message et dans les éventuels fichiers joints sont traitées afin de prendre connaissance de votre demande, d'y répondre et, le cas échéant, de préparer une proposition commerciale ou un devis.
La nature des données collectées dépend alors des informations que vous choisissez de communiquer dans votre message et ses éventuelles pièces jointes.
Le Scriptorium Numérique invite les personnes qui le contactent à ne transmettre que les données personnelles nécessaires au traitement de leur demande et à éviter de communiquer des données sensibles qui ne seraient pas nécessaires à celle-ci.
4. Finalités et bases juridiques des traitements
Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :
4.1 Réponse aux demandes de contact et préparation d'une prestation
Lorsque vous contactez le Scriptorium Numérique afin d'obtenir des renseignements, de présenter un projet ou de demander un devis, vos données sont traitées afin de répondre à votre demande et, lorsque cela est nécessaire, de prendre les mesures précontractuelles demandées.
La base juridique de ce traitement est l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
4.2 Exécution des prestations et gestion de la relation contractuelle
Lorsque vous devenez client, vos données sont traitées pour permettre l'exécution de la prestation, les échanges nécessaires au projet, l'établissement et le suivi des devis et factures ainsi que la gestion de la relation contractuelle.
La base juridique de ce traitement est l'exécution du contrat.
4.3 Obligations légales et comptables
Certaines données sont traitées et conservées afin de permettre au Scriptorium Numérique de satisfaire à ses obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale et de facturation.
La base juridique de ce traitement est le respect d'une obligation légale.
4.4 Défense des droits et gestion des éventuels litiges
Certaines données peuvent être conservées lorsque cela est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, notamment afin de permettre au Scriptorium Numérique de justifier l'exécution d'une prestation ou de répondre à une constatation.
La base juridique de ce traitement repose sur l'intérêt légitime du Scriptorium Numérique à assurer la défense de ses droits.
4.5 Prospection commerciale
Lorsque le Scriptorium Numérique utilise les coordonnées d'un prospect à des fins de prospection commerciale, ce traitement est réalisé dans le respect des règles applicables à la prospection et du droit d'opposition des personnes concernées.
Lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime du Scriptorium Numérique, celui-ci tient compte des intérêts et droits fondamentaux des personnes concernées.
5. Durée de conservation
Le Scriptorium Numérique ne conserve les données personnelles que pendant une durée adaptée à la finalité pour laquelle elles sont traitées, sous réserve des obligations légales de conservation et des nécessités liées à la défense de ses droits.
Les durées de conservation varient selon la nature des données et la finalité de leur traitement.
5.1 Demandes de contact
Les données relatives à une demande de contact qui ne donne pas lieu à une relation commerciale sont conservées jusqu'à 3 mois après le dernier échange, sauf si leur conservation est nécessaire pour traiter une demande en cours ou pour une autre finalité légitime.
5.2 Prospects
Lorsque les coordonnées d'un prospect sont utilisées à des fins de prospection commerciale, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect, sous réserve du droit d'opposition de la personne concernée.
5.3 Clients et relations contractuelles
Les données nécessaires à la gestion d'une relation contractuelle sont conservées pendant la durée de la relation avec le client.
À l'issue de celle-ci, certaines données peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à la gestion des éventuelles réclamations, ainsi qu'à l'exercice ou à la défense des droits du Scriptorium Numérique, notamment lorsque la réglementation applicable le justifie.
5.4 Devis et documents contractuels
Les devis, contrats et autres documents relatifs à une relation commerciale peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à la gestion de cette relation et, après son terme, pendant la durée nécessaire à la preuve des droits et obligations des parties ou à la gestion d'un éventuel litige.
La durée de conservation peut donc varier selon que le devis a été accepté, refusé ou n'a pas donné lieu à une suite.
5.5 Factures et pièces comptables
Les factures et pièces justificatives soumises à une obligation légale de conservation sont conservées pendant la durée prévue par la réglementation applicable.
La conservation de données personnelles contenues dans ces documents peut ainsi se poursuivre malgré l'expiration de la relation contractuelle, lorsque cette conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale.
5.6 Documents et fichiers transmis par le client
Les documents, textes, images et autres fichiers transmis par un client sont conservés pendant la durée nécessaire à la réalisation de la prestation.
Ils peuvent être conservés pendant une durée complémentaire lorsque cela est nécessaire pour répondre à une demande du client, assurer le suivi de la prestation ou permettre l'exercice ou la défense des droits du Scriptorium Numérique.
Lorsque leur conservation n'est plus nécessaire à aucune de ces fins et qu'aucune obligation légale ne s'y oppose, ils sont supprimés ou, lorsque cela est possible et pertinent, anonymisés.
6. Destinataires des données
Les données personnelles sont principalement destinées au Scriptorium Numérique.
Elles peuvent également être accessibles à des prestataires techniques auxquels le Scriptorium Numérique fait appel pour assurer son activité, lorsque cet accès est nécessaire à la fourniture de leurs services.
Le Scriptorium Numérique utilise notamment :
- Odoo, pour l'hébergement et le fonctionnement du site internet ainsi que pour certains traitements liés à la gestion de l'activité ;
- OVHcloud, notamment pour les services de messagerie électronique utilisés par le Scriptorium Numérique ;
- Indy, notamment pour la création et la gestion des devis et des factures.
Ces prestataires peuvent traiter des données personnelles pour le compte du Scriptorium Numérique lorsque cela est nécessaire à la fourniture de leurs services. Les traitements concernés sont encadrés conformément aux exigences du RGPD.
Certaines données peuvent également être communiquées lorsque cela est nécessaire au respect d'une obligation légale ou réglementaire, ou à l'exercice ou à la défense des droits du Scriptorium Numérique.
7. Transferts de données hors de l'Union européenne
Les donnés personnelles sont principalement traitées et hébergées au sein de l'Union européenne.
Certains prestataires techniques utilisés par le Scriptorium Numérique peuvent toutefois être amenés, selon leurs propres modalités de traitement, à effectuer des opérations impliquant des données personnelles en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.
Lorsque de tels transferts sont réalisés, ils sont encadrés conformément aux exigences du RGPD et reposent, lorsque cela est nécessaire, sur un mécanisme de transfert prévu par la réglementation applicable.
Pour plus d'informations sur les éventuels transferts réalisés dans le cadre de leurs services, vous pouvez consulter les politiques de confidentialité des prestataires concernés.
8. Sécurité des données
Le Scriptorium Numérique met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles contre la destruction, la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé.
Ces mesures sont adaptées à la nature des données traitées et aux risques présentés par les traitements.
L'accès aux données est limité aux personnes et aux prestataires qui en ont besoin pour les finalités décrites dans la présente politique.
9. Cookies et données techniques
Le site utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, notamment pour assurer la gestion des sessions et mémoriser certaines préférence d'affichage.
Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site et ne nécessitent par le consentement préalable de l'utilisateur.
Le site n'utilise pas, à ce jour, de cookies destinés à la publicité, au suivi de la navigation à des fins commerciales ou à la mesure d'audience nécessitant le consentement de l'utilisateur.
Les paramètres du navigateur permettent de contrôler ou de bloquer les cookies. Le blocage de de certains cookies nécessaires peut toutefois affecter le fonctionnement du site.
10. Droits des personnes
Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez, selon les conditions et limites prévues par la loi, des droits suivants :
- droit d'accès : vous pouvez demander à obtenir une confirmation que vos données personnelles sont traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ;
- droit de rectification : vous pouvez demander la correction de données personnelles inexactes ou incomplètes ;
- droit à l'effacement : vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies ;
- droit à la limitation de traitement : vous pouvez demander, dans certains cas, que l'utilisation de vos données personnelles soient temporairement limitée ;
- droit d'opposition : vous pouvez vous opposer, dans les conditions prévues par la réglementation, à certains traitements de vos données personnelles, notamment lorsque ceux-ci sont fondés sur l'intérêt légitime du Scriptorium Numérique. Vous pouvez également vous opposer à tout moment au traitement de vos donnés à des fins de prospection commerciale ;
- droit à la portabilité : lorsque ce droit est applicable, vous pouvez demander à recevoir les données personnelles que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable du traitement.
Vous disposez également du droit de définir des directives relatives au sort de vos données personnelles après votre décès, dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
11. Exercice des droits
Vous pouvez exercer vos droits en adressant votre demande au Scriptorium Numérique à l'adresse e-mail professionnelle indiquée sur le site.
Afin de protéger les données personnelles des personnes concernées, le Scriptorium Numérique peut demander un justificatif d'identité lorsque cela est nécessaire pour vérifier l'identité du demandeur.
Les demandes sont traitées dans les conditions et délais prévus par la réglementation applicable.
12. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles porte atteinte à vos droits, vous pouvez contacter le Scriptorium Numérique afin de lui faire part de vos difficultés.
Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle française compétente en matière de protection des données personnelles.
13. Modification de la présente politique
Le Scriptorium Numérique peut être amené à modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de l'évolution de son activité, de ses pratiques ou de la réglementation applicable.
La version en vigueur est celle publiée sur le site internet.
En cas de modification substantielle, le Scriptorium Numérique peut en informer les personnes concernées par tout moyen approprié lorsque cela est nécessaire.